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?文件管理控制程序

1  目的
對食品安全管理體系的有關文件予以控制，確定文件的編制、管理、使用規則，防止文件丟失、誤用、損壞，確保各相關場所使用的文件為

有效版本。
2  適用范圍
適用于本公司所有與質量管理體系和食品安全體系有關的文件的控制。
3  職責
3.1　公司總經理負責批準發布《食品安全手冊》和《程序文件》。
3.2  食品安全小組組長組織編寫食品安全管理體系文件,《食品安全手冊》和《程序文件》副總經理負責審核，總經理負責批準食品安全體

系文件。
3.3　各部門主管負責相關業務范圍的文件編制。
3.4  行政部文控負責文件的編制、發放、更改和管理；負責對現有體系文件的定期評審；負責文件的收集、整理和歸檔工作。
3.5  各部門負責與本部門相關文件的編制、使用和管理。
4  工作程序
4.1  文件的分類及編號
4.1.1  文件的分類
a﹚食品安全管理體系文件包括：《食品安全手冊》、《程序文件》；
b﹚工作手冊包括：管理標準（規章制度）、工作標準（崗位責任、任職要求、操作流程等）、技術標準（工作指南、檢驗規范等）、記錄及

其他文件；
c﹚外來文件包括：國家標準、行業標準、法律法規、條例、規范、上級或主管部門下發的文件、技術資料等。
4.1.2  文件的編號
a﹚食品安全手冊
本公司名稱代號—食品安全手冊代號
食品安全手冊編號：JX—FSM
b﹚程序文件
本公司名稱代號—程序文件代號—順序號
例如：JX—FP—01
表示公司編制的順序號為01的程序文件，順序號使用兩位數字。
c﹚記錄
本公司部門代號—記錄代號—順序號
例如：PS—JL—001
表示公司編制的順序號為001的記錄，順序號使用三位數字。
d﹚公司制定的其它文件（規定制度、規范標準等）
本公司名稱代號—文件類別代號—年號—順序號
其中文件類別代號規定如下：
文件匯編——HB，計劃報告——BG，規定制度——ZD，規范標準——BZ，通知簡報——TB，資料教材——ZL，表格記錄——JL，其它——QT

，外來——WL。
例如：LZ—ZD—01
表示公司制定的規章制度類的順序號為01的文件。
e﹚各部門制定的文件
本公司名稱代號—部門代號—順序號
其中部門代號(字符用小寫形式)規定如下：
行政部——XZ，采購部——CG，營運部---YY,業務部---YW，財務部---CW。
例如：JC—CW—01
表示財務部制定的順序號為01的文件。
g﹚外來文件的編號仍采用原文件編號，若原文件沒有編號，按本文件第4.1.2 d﹚條款規定給予編號。 
4.1.3  版本號采用A版、B版、C版方式表示，修改依次以00、01、02、03……方式表示。
4.2　文件的發放
4.2.1　《食品安全手冊》和《程序文件》、食品安全管理體系有關的文件由文控負責登記發放，填寫《文件發放、回收、銷毀記錄》，各部

門領取標有不同分發號或編號的文件，填寫《文件發放、回收、銷毀記錄》，文控負責文件分發號的編排。
4.2.2　經相關部門負責人批準，其它文件由人事文控負責登記、發放，填寫《文件發放、回收、銷毀記錄》，各部門領取文件，填寫《文件

發放、回收、銷毀記錄》。
4.2.3　應確保文件使用的各場所都得到相關文件的適用版本。文件的回收要填寫《文件發放、回收、銷毀記錄》。
4.2.4　因破損而重新換領的文件，分發號不變，并收回相應舊文件；因丟失而補發的文件，應給予新的分發號，并注明已丟失的文件的分發

號失效。
4.3   文件的管理
4.3.1  文控負責建立《文件控制清單》，并負責文件受控狀態印章的管理、使用。
4.3.2  各部門建立本部門《文件控制清單》，并設專人負責收集、整理、保管各種文件。
4.3.3  每年整理一次《文件控制清單》，必要時應重新建立，重建后原《文件控制清單》存檔。
4.4  文件的修改
4.4.1  《食品安全手冊》、《程序文件》由行政部文控、食品安全小組負責組織修改，填寫《文件更改申請》，經管理者代表、食品安全小

組組長審核，公司總經理批準后進行更改，行政部文控保留文件更改內容的記錄。
4.4.2  其它文件的更改由相關主管部門填寫《文件更改申請》，經原審批部門批準后，相應部門對文件進行更改、發放、處理。
4.4.3  文件的修改有局部修改、換頁或更改版次等方式，修改方式的選擇視具體情況而定。
4.4.4  所有被更改的文件必須由相應主管部門填寫《文件更改通知單》。各部門接到《文件更改通知單》后實施更改，并將其記錄在《文件

控制清單》中，將原件交回，登記。
4.4.5  所有被更改的原文件必須由相應主管部門收回、登記，以確保有效文件的唯一性。
4.5  文件的受控狀態